Car-Pass voor garages: wanneer en hoe geef je de kilometerstand door?

In België bestaat een vaste regel tegen geknoeide tellers. Elke keer dat een wagen bij een garage komt voor werk, gaan de kilometerstand en de datum naar Car-Pass. Wie later een tweedehandswagen koopt, ziet op de Car-Pass hoe de teller in de loop der jaren is opgelopen. Car-Pass is een vzw. De basis is de wet van 11 juni 2004 over de informatie bij de verkoop van tweedehandsvoertuigen.

Wie moet doorgeven?

Iedereen die in zijn beroep gewoonlijk voertuigen aankoopt, verkoopt of eraan werkt. Car-Pass stuurt zelf een gebruikersnaam en toegangscode naar ondernemingen die in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) staan met bepaalde NACE-codes. Voorbeelden zijn 45.201 (algemeen onderhoud en reparatie van auto's), 45.204 (carrosserieherstelling) en 45.205 (bandenservice).

Besteed je werk uit aan een onderaannemer? Dan geven jullie allebei de tellerstand door: de opdrachtgever en de onderaannemer. Een zelfstandige die in de werkplaats van een andere onderneming werkt, hoeft niet zelf te melden. Dat doet de onderneming waar hij werkt.

Voor welke wagens en welke werken?

• Wel: personenwagens en lichte bedrijfsvoertuigen tot 3,5 ton, ook minibussen en mobilhomes.
• Niet: moto's, vrachtwagens, autobussen en landbouwvoertuigen. Ook voertuigen die nooit in België ingeschreven waren, zoals een wagen met een buitenlandse nummerplaat, vallen erbuiten.
• Werken: elk onderhoud en nazicht, elke mechanische, elektrische, elektronische of carrosserieherstelling, en het vervangen of monteren van onderdelen. Ook banden, uitlaten, batterijen, radio's en alarmsystemen tellen mee.
• Niet: een carwash, en slepen of takelen zonder herstelling.

Uitzondering: kleine werken voor particulieren

Is de klant een particulier (niet btw-plichtig) en kost het werk in totaal niet meer dan 125 euro, btw inbegrepen? Dan hoef je niet te melden. Voor een btw-plichtige klant geldt die grens niet: dan meld je altijd.

Voorbeeld: je vervangt een lamp voor 18 euro bij een particulier. Dat hoef je niet te melden. Je doet een kleine beurt van 140 euro? Dan meld je wel.

Wanneer moet je doorgeven?

De kilometerstand geef je meteen door bij het uitvoeren van de werken, terwijl de wagen nog in je bedrijf staat. Car-Pass noemt geen termijn van een aantal dagen. Wacht dus niet tot het einde van de week.

Sinds 1 januari 2024 geef je naast de stand ook een beschrijving van de werken door. Je gebruikt daarvoor de lijst met standaardbeschrijvingen van Car-Pass. Werk je met garagesoftware (een DMS, dealer management system)? Dan mag de beschrijving volgen nadat je de factuur hebt opgemaakt. Werk je via de website? Dan geef je de beschrijving samen met de tellerstand in.

Hoe geef je door?

1. Via je garagesoftware, als die een koppeling met Car-Pass heeft. Je geeft de gegevens dan maar één keer in.
2. Via de website van Car-Pass, met je login voor professionelen. Dat is gratis.

Fouten voorkomen en verbeteren

• Geef de exacte stand door. Een afgeronde stand geeft een foutmelding.
• Heeft de wagen een teller met vijf cijfers? Geef altijd de getoonde waarde door. Zet er geen 1 of 2 voor.
• Is de kilometerteller vervangen? Meld dat als aparte herstelling. Op de website vink je daarvoor het juiste vakje aan.
• Na elke melding krijg je een bevestiging, met eventuele foutmeldingen. Je kunt een fout maar één keer zelf verbeteren. Gaat het bij de verbetering weer mis, dan moet een medewerker van Car-Pass je verzoek goedkeuren.

Een foute stand blijft zichtbaar op latere Car-Passen. Een koper kan dan gaan twijfelen aan de teller, ook als er niets aan de hand is.

Sancties

Geef je geen, onvolledige of foute gegevens door, dan ben je strafbaar. Volgens Car-Pass voorziet de wet in geldboetes tot 10.000 euro of tot 4% van de totale jaaromzet, en in gevangenisstraffen van een maand tot een jaar. De Economische Inspectie controleert dit. Ze kan op elk moment bij Car-Pass een lijst opvragen van bedrijven die niet melden. Car-Pass waarschuwt eerst. Wie koppig weigert, wordt doorgegeven en kan vervolgd worden.

Hoe Brugwacht helpt

Brugwacht vraagt bij elke werkorder om de kilometerstand. Zo heb je die stand altijd bij de hand als de wagen nog in je werkplaats staat. De koppeling met Car-Pass is in Brugwacht voorbereid, maar is nog niet aangesloten op het echte systeem van Car-Pass. Tot dat zo is, geef je de stand en de werken door via de website van Car-Pass.