Wetgeving ·
De fiscale bewaarplicht: wat bewaar je en hoe lang?
Je administratie bewaar je 7 jaar voor de Belastingdienst. Welke stukken horen erbij, mag het digitaal en wat doe je als je overstapt naar andere software?
Elke ondernemer moet een administratie bijhouden en bewaren. Dat staat in artikel 52 van de AWR (Algemene wet inzake rijksbelastingen). Bewaar je niet goed, dan kun je bij een controle in de problemen komen.
Hoe lang?
De hoofdregel is 7 jaar. Gegevens over onroerende zaken, zoals je bedrijfspand, bewaar je 10 jaar.
De termijn begint pas als een stuk niet meer actueel is. Een huurcontract voor de werkplaats van 5 jaar hoort die 5 jaar bij je lopende administratie. Daarna begint de termijn van 7 jaar.
Je administratie moet je ook bewaren nadat je met je bedrijf bent gestopt.
Welke stukken?
Alles wat belangrijk is voor de belasting. De Belastingdienst noemt de basisgegevens. Die bewaar je altijd 7 jaar:
- het grootboek;
- de debiteuren- en crediteurenadministratie;
- de inkoop- en verkoopadministratie;
- de voorraadadministratie;
- de loonadministratie.
Voor een garage betekent dat in de praktijk onder meer: verkoopfacturen en creditnota's, kassabonnen en het kasboek, inkoopfacturen van je onderdelenleverancier, voorraadmutaties, bankafschriften en loonstroken.
Voor andere gegevens kun je met de Belastingdienst kortere termijnen afspreken. Die afspraak legt de Belastingdienst schriftelijk vast.
Bewaren in de originele vorm
Je bewaart gegevens in de vorm waarin je ze kreeg of maakte. Een digitale factuur bewaar je digitaal. Print je hem en gooi je het bestand weg? Dat mag alleen bij een kleine administratie die snel te controleren is.
Papieren bonnen en facturen mag je scannen en digitaal bewaren. Dan moet de scan een juiste en volledige weergave zijn. De echtheidskenmerken moeten ook bewaard blijven. Voldoe je daaraan, dan hoef je het papier niet te bewaren.
Wat als je overstapt naar andere software?
Ga je over van het ene systeem naar het andere, dan heet dat conversie. Volgens de Belastingdienst mag dat onder voorwaarden:
- je zet alle gegevens over, en inhoudelijk juist;
- de gegevens blijven de hele bewaartermijn beschikbaar;
- je kunt ze binnen redelijke tijd leesbaar maken en laten controleren;
- je bewaart de uitkomst van je eigen controle, zoals een afstemming met de oude gegevens.
Voldoe je daaraan, dan hoeft je oude systeem niet te blijven draaien. Let op: zet je bij een overstap alleen klanten en auto's over, dan staan je oude facturen nog in het oude pakket. Vraag je oude leverancier daarom om een volledige export van facturen, kasboek en grootboek. Bewaar die export 7 jaar. Zeg je oude abonnement pas op als je zeker weet dat je alles hebt.
Een balans en een staat van baten en lasten die op papier zijn opgemaakt, vallen volgens de wet niet onder deze conversieregel. Bespreek met je boekhouder hoe je die bewaart.
Controle binnen redelijke termijn
De Belastingdienst moet je administratie binnen redelijke tijd kunnen controleren. Je moet daarbij helpen, bijvoorbeeld door uit te leggen hoe je systeem werkt.
Hoe Brugwacht helpt
Facturen in Brugwacht krijgen een doorlopend nummer per administratie. Na definitief maken zijn ze niet meer te wijzigen. Een correctie gaat via een creditnota. Facturen, kasboek en dagafsluitingen worden nooit verwijderd, ook niet bij een AVG-verzoek. Per periode exporteer je een XAF-auditfile, het standaardbestand dat de Belastingdienst bij een controle kan inlezen, of een CSV-bestand. Stap je over naar Brugwacht, dan zie je bij de import eerst een proefrun. Een import kun je terugdraaien.