Overstappen van CarSys naar Brugwacht

Werk je nu met CarSys en wil je naar Brugwacht? Dan wil je vooral één ding weten: komt alles goed over? In dit artikel lees je wat je exporteert, wat er meekomt en hoe je de overstap plant.

Over CarSys

Er bestaan meerdere pakketten met de naam CarSys. In Nederland bedoelen garages meestal CarSys van Car-Systems B.V. uit Heerlen: online garagesoftware voor onder meer werkplaats, planning en boekhouding (carsys.online). In het Verenigd Koninkrijk bestaat een ander garagepakket met dezelfde naam. Dit artikel gaat over de Nederlandse versie.

Stap 1: vraag een export

Hoe je een export maakt, verschilt per versie en per abonnement. Vraag je leverancier om een export van klanten, auto's en historie in Excel of CSV. Weet je niet hoe je dat vraagt? Dan helpen wij je bij het opstellen van de vraag.

Vraag om deze onderdelen, het liefst als losse bestanden in Excel of CSV (een tekstbestand met kolommen, gescheiden door een komma of puntkomma):

• klanten en contactpersonen;
• auto's, met kenteken en kilometerstand;
• werkorderhistorie per auto;
• openstaande afspraken;
• los daarvan: al je facturen, voor je eigen archief.

Je gegevens zijn van jou. Een leverancier mag je daar gewoon om vragen. Vraag ook welke velden in de export zitten, zodat je niet voor verrassingen staat.

Wat komt over, en wat niet

Dit nemen we over naar Brugwacht:

• Klanten: particulier en zakelijk, met adres, telefoon en e-mail.
• Contactpersonen bij zakelijke klanten, zoals de wagenparkbeheerder.
• Auto's: kenteken, merk, model en de laatst bekende kilometerstand.
• Historie: eerdere werkorders per auto, zodat je ziet wat er gedaan is.
• Afspraken die nog open staan in je agenda.

Facturen gaan niet mee. Een factuur is een financieel document. Die moet blijven zoals hij is gemaakt. In Nederland bewaar je je administratie 7 jaar. Facturen blijven daarom in je oude pakket, of je bewaart ze als export (bijvoorbeeld PDF's plus een CSV- of XAF-bestand). Zeg je je oude pakket op? Regel dan eerst een volledige export die je die hele periode kunt openen. In België gelden eigen termijnen; vraag je boekhouder.

Stap 2: plan de overstap

• Kies een rustige week. Niet midden in de bandenwissel of vlak voor de vakantie.
• Kies een vaste overstapdatum. Tot die dag werk je gewoon in CarSys.
• Maak de laatste export op de avond ervoor. Dan mis je geen afspraken of klanten van de laatste dagen.
• Rond open werkorders af in het oude pakket. Een auto die op de brug staat, factureer je waar je hem bent begonnen.
• Incasseer openstaande facturen in het oude pakket. Zo blijft je debiteurenlijst kloppen.
• Tel je voorraad bij de start. Dan begin je met een kloppende stand.

Stap 3: controleer het proefrapport

Kijk vóór de echte import naar de aantallen. Heb je ongeveer 2.000 klanten in CarSys? Dan moet het rapport ook daar in de buurt zitten. Let op dubbele klanten (dezelfde klant twee keer, met een ander telefoonnummer) en kentekens die niet kloppen.

Checklist

1. Export aangevraagd: klanten, contactpersonen, auto's, historie, afspraken.
2. Facturen apart veiliggesteld voor de bewaarplicht.
3. Overstapdatum gekozen en aan het team verteld.
4. Open werkorders en facturen afgerond in het oude pakket.
5. Proefrapport gecontroleerd: aantallen, dubbelen, kentekens.
6. Laatste export gemaakt op de avond voor de overstap.
7. Na de import: tien willekeurige klanten en auto's nagelopen.
8. Opzegtermijn van het oude pakket nagekeken, en toegang tot je archief geregeld.

Hoe Brugwacht helpt

Overstappen is gratis, in elk pakket. De import heeft een vaste instelling (preset) voor CarSys. Kolommen hoef je dan niet zelf te koppelen. Eerst draait er een proefimport (dry-run). Je krijgt een proefrapport met aantallen, dubbele klanten en fouten, nog voordat er iets verandert. Dubbele klanten voeg je samen. Klopt er na de import toch iets niet? Dan draai je de import binnen 14 dagen terug.