Peppol en e-facturatie in België: wat moet je garage doen?

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde elektronische facturen gebruiken. Een pdf per e-mail is dan geen e-factuur meer. Ook een pdf via een platform telt niet. De factuur gaat rechtstreeks van jouw software naar de software van je klant.

Wat is Peppol?

Peppol is een netwerk waarop bedrijven elektronische documenten uitwisselen. Je kunt het vergelijken met een telefoonnetwerk: je factuursoftware maakt verbinding, en de factuur komt aan bij de software van de ontvanger. De factuur zelf is een gestructureerd bestand volgens de Europese norm EN 16931. Je software leest het automatisch in.

Voor wie geldt het?

De plicht geldt voor ondernemingen met een actief btw-nummer die in België gevestigd zijn. Er zijn een paar uitzonderingen.

En je particuliere klanten?

Voor facturen aan particulieren geldt de plicht niet. De meeste garages hebben veel particuliere klanten. Die factuur mag dus op papier of als pdf blijven. Maar let op: ook als je bijna alleen voor particulieren werkt, moet je e-facturen van je leveranciers kunnen ontvangen. Denk aan je onderdelengrossier of je bandenleverancier.

Wat betekent dit voor een garage?

• Zakelijke klanten: een aannemer met bestelwagens, een leasemaatschappij, een vlootbeheerder of een collega-garage. Die factuur stuur je via Peppol.
• Creditnota's: die gaan ook via Peppol. Een creditnota op een factuur uit 2025 maak je in hetzelfde formaat als de oorspronkelijke factuur.
• Inkoop: facturen van leveranciers komen via Peppol binnen. Je software moet ze kunnen ontvangen en verwerken.

Kan je klant om technische redenen geen e-factuur ontvangen? Dan hoef je hem niet elektronisch te sturen. De factuur mag dan op papier of als pdf, als jullie een veilige andere manier afspreken. De klant moet wel zo snel mogelijk zorgen dat hij e-facturen kan ontvangen. Anders riskeert hij zelf een boete.

Wat moet je concreet doen?

1. Kies factuursoftware die via Peppol werkt. De overheid publiceert een lijst met oplossingen op efactuur.belgium.be.
2. Zorg dat je onderneming op Peppol bereikbaar is, zodat leveranciers je kunnen vinden.
3. Check bij je zakelijke klanten of ze e-facturen ontvangen. Leg hun gegevens goed vast.
4. Gebruik de test op efactuur.belgium.be als je twijfelt of je onder de plicht valt.

Er zijn twee fiscale steunmaatregelen voor kmo's en zelfstandigen: een investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen sinds 1 januari 2025, en een kostenaftrek van 120% voor kleine kmo's die een factuurpakket op abonnementsbasis gebruiken, voor de aanslagjaren 2024 tot 2027.

Tolerantie en boetes

In de eerste drie maanden van 2026 gold een algemene tolerantieperiode. Die is voorbij. Voor self-billing (de klant maakt de factuur op in naam van de leverancier) liep nog een tolerantie tot en met 30 juni 2026. In uitzonderlijke gevallen kan de administratie na onderzoek van je dossier afzien van een boete. Dat gebeurt niet automatisch.

Heb je de technische middelen niet om e-facturen te versturen en te ontvangen? Dan zijn dit de boetes:

Een overtreding telt pas als tweede of volgende als de administratie ze minstens drie maanden na de vorige overtreding vaststelt. Daarnaast blijven de gewone fiscale boetes bestaan voor een factuur die ontbreekt of niet klopt. Die gelden nu ook voor e-facturen.

Hoe Brugwacht helpt

Brugwacht maakt elke factuur als pdf én als UBL-bestand, het formaat dat Peppol gebruikt. Inkomende UBL-facturen worden een inkoopfactuur. Brugwacht legt ze naast je inkooporder en toont een verschillenrapport. Het versturen en ontvangen via het Peppol-netwerk loopt via een Peppol-dienstverlener. Die aansluiting is voorbereid, maar is nog niet live.