Sjabloon: toestemming vragen voor marketing

Berichten over de auto van een klant, zoals een afspraakbevestiging of "je auto is klaar", horen bij de opdracht. Daarvoor vraag je geen aparte toestemming. Wil je klanten reclame sturen, zoals een aanbieding of nieuwsbrief? Dan gelden strengere regels.

Waar toestemming aan moet voldoen

Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) moet toestemming onder de AVG (de Europese privacywet):

• vrij zijn: de klant mag nee zeggen zonder nadeel, bijvoorbeeld zonder een hogere prijs;
• ondubbelzinnig zijn: de klant doet zelf iets, zoals een vakje aanvinken. Vooraf aangevinkte vakjes mogen niet;
• geïnformeerd zijn: de klant weet wie je bent, waarvoor je de gegevens gebruikt, welke gegevens het zijn, en dat hij de toestemming kan intrekken;
• specifiek zijn: per doel apart. Een nieuwsbrief per e-mail en aanbiedingen via WhatsApp zijn twee doelen.

Intrekken moet even makkelijk zijn als toestemming geven. En je moet kunnen aantonen dat je toestemming hebt: wanneer, hoe en op basis van welke tekst.

Bestaande klanten en e-mail

Volgens de ACM (Autoriteit Consument & Markt) mag je bestaande klanten zonder voorafgaande toestemming e-mail sturen over producten of diensten die aansluiten bij eerdere aankopen. Voorwaarde: de klant kan zich in elk bericht snel en gratis afmelden, en jij bent duidelijk de afzender. Voor andere reclame en voor nieuwe contacten heb je toestemming nodig.

Sjabloon: aan de balie of op het opdrachtformulier

[Garagenaam] wil u graag af en toe informeren over aanbiedingen en acties. U kiest zelf waarvoor u toestemming geeft. U kunt dit altijd weer intrekken, via de afmeldlink in elk bericht of door het ons te laten weten.

☐ Ja, stuur mij aanbiedingen per e-mail.

☐ Ja, stuur mij aanbiedingen via WhatsApp of sms.

☐ Ja, stuur mij de nieuwsbrief.

Wij gebruiken hiervoor uw naam, e-mailadres en/of telefoonnummer en de gegevens van uw auto. Meer leest u in onze privacyverklaring: [link].

Naam: [naam] — Datum: [datum] — Handtekening: [handtekening]

Sjabloon: bij online boeken

☐ Ik wil aanbiedingen van [garagenaam] ontvangen per e-mail. Afmelden kan altijd. Lees onze privacyverklaring: [link].

Zet het vakje niet vooraf aan. Maak het boeken niet afhankelijk van het vinkje.

Sjabloon: vragen via WhatsApp

Hoi [voornaam], mogen we je af en toe een aanbieding sturen via WhatsApp, bijvoorbeeld voor winterbanden of een airco-check? Antwoord met JA als je dat wilt. Je kunt altijd stoppen door STOP te sturen. Meer info: [link privacyverklaring].

Beste [heer/mevrouw achternaam], mogen wij u af en toe een aanbieding sturen via WhatsApp, bijvoorbeeld voor winterbanden of een airco-check? Antwoordt u met JA als u dat wilt. U kunt altijd stoppen door STOP te sturen. Meer informatie: [link privacyverklaring].

Sjabloon: afmeldregel onder elk bericht

Geen aanbiedingen meer ontvangen? Antwoord met STOP of meld je af via [link].

Wilt u geen aanbiedingen meer ontvangen? Antwoordt u met STOP of meld u af via [link].

Bevestiging na intrekken

Je bent afgemeld. Je ontvangt geen aanbiedingen meer van [garagenaam]. Berichten over afspraken en je auto blijf je gewoon krijgen.

Let op

• Leg per klant vast: welk doel, welk kanaal, wanneer, en via welke tekst.
• Verwerk een afmelding direct, voor alle lijsten waar die klant in staat.
• Toestemming in je algemene voorwaarden stoppen telt niet.
• Of een APK-herinnering reclame is of service, hangt af van de inhoud. Laat dit toetsen. Zet er in elk geval een afmeldmogelijkheid in.

Hoe Brugwacht helpt

Bij elke klant leg je toestemmingen per doel vast. Zo zie je bij een groepsbericht welke klanten je mag benaderen. Sjablonen maak je in je- en u-vorm. Een klant die zijn gegevens opvraagt, krijgt een AVG-export, en anonimiseren houdt rekening met de bewaarplicht.

Dit artikel is geen juridisch advies. Laat je teksten en privacyverklaring toetsen door een jurist of privacyspecialist.