Leasewerk: akkoord, banden, eigen risico en wie wat betaalt

Een leaserijder staat aan je balie. De auto moet een beurt en nieuwe banden. Wie betaalt? Meestal de leasemaatschappij. Maar alleen als je je aan haar regels houdt. En soms betaalt de bestuurder een deel zelf. Dit artikel helpt je om leasewerk goed te regelen.

Drie partijen

• De leasemaatschappij is eigenaar van de auto. Ze betaalt het werk dat in het leasecontract zit.
• De werkgever of wagenparkbeheerder (de fleetowner) maakt afspraken met de leasemaatschappij. Daarin staat bijvoorbeeld hoe hoog het eigen risico is.
• De leaserijder rijdt de auto en komt bij jou. Hij is niet degene die het onderhoud betaalt.

Een voorbeeld: Athlon schrijft aan zijn rijders dat Athlon in bijna alle gevallen het onderhoud vergoedt en alles direct met de garage regelt. De rijder betaalt dus niet aan de balie.

Regel 1: eerst akkoord, dan sleutelen

Leasemaatschappijen willen vooraf weten wat je gaat doen. Bij Ayvens werkt het zo:

1. Check of de rijder een afspraak via My Ayvens heeft gemaakt. Heeft hij rechtstreeks bij jou geboekt? Vraag hem dan om dat via My Ayvens te doen.
2. Bevestig de afspraak binnen 24 uur via de link in de e-mail.
3. Stel de diagnose en dien de aanvraag in via ROB-Net.
4. Begin pas met het werk als je akkoord hebt.

Bij Ayvens heb je een servicenummer nodig voor onderhoud, bandenwissels en reparaties zonder directe noodzaak, zoals carrosserie- en glasschade. Voor garantiewerk, terugroepacties en direct noodzakelijk veiligheidswerk is dat niet nodig.

Elke leasemaatschappij heeft eigen regels. Lees ze na voor je begint. Meer over het systeem: ROB-Net uitgelegd.

Regel 2: banden gaan via vaste kanalen

Banden zijn bij leaseauto's vaak een apart onderdeel van het contract. Leasemaatschappijen sturen rijders vaak naar vaste partners:

• Athlon noemt Kwik-Fit, Euromaster, LeaseProf of een merkdealer voor het vervangen van banden.
• Bij Ayvens kiest de rijder een bandenspecialist in My Ayvens. Heeft hij eerder banden laten wisselen, dan wordt hij automatisch aan die specialist gekoppeld.
• Of er winterbanden in het contract zitten, verschilt per contract. Ayvens noemt dat een nieuwe auto in de regel op zomerbanden wordt afgeleverd.

Wissel je banden voor Ayvens? Voer dan altijd de juiste kilometerstand in en registreer het restprofiel op de juiste plek in de systemen.

Regel 3: het eigen risico hoort bij schade

Het eigen risico (Ayvens spreekt van eigen bijdrage) gaat over schade, niet over gewoon onderhoud. Bij Athlon geldt een eigen risico alleen als Athlon de schade niet op een tegenpartij kan verhalen. De hoogte hangt af van het leasecontract of van de afspraken van de werkgever. Is de schade lager dan het eigen risico, dan betaalt de rijder alleen het echte schadebedrag.

Ayvens vraagt leveranciers om het bedrag van de eigen bijdrage alleen te vermelden als er een schadeaangifteformulier is. Bij een aanrijding vult de rijder samen met de andere partij een Europees schadeformulier in.

Let op: schadeherstel gaat bij leasemaatschappijen vaak naar vaste herstellers. Bij Athlon kan schadeherstel alleen bij een vestiging van ABS Autoherstel of Schadenet.

Wat betaalt de rijder zelf?

Bij Athlon zijn dat bijvoorbeeld het eigen risico als dat van toepassing is, verkeersboetes en accessoires die hij zelf heeft gekocht. Werk dat de rijder zelf wil, maar dat niet in het contract zit, spreek je vooraf apart met hem af. Zet dat op een eigen factuur aan de rijder.

Regel 4: een factuur die past

• Factureer alleen wat goedgekeurd is. Bij ROB-Net gaat een factuur alleen door als die volledig en juist is.
• Zet het ordernummer of het kenteken op de factuur. Bij Ayvens moeten de gegevens kloppen met de RDW-registratie.
• Splits wat de rijder betaalt en wat de leasemaatschappij betaalt.

Werken met fleetowners

Heb je zakelijke klanten met een eigen wagenpark? Maak dan vooraf afspraken over wie akkoord geeft, tot welk bedrag je zonder overleg mag werken, en waar de factuur naartoe gaat. Leg die afspraken vast, zodat iedereen in je team ze kent.

Hoe Brugwacht helpt

Brugwacht kent zakelijke en leaseklanten in het klantbestand. Voor leasewerk is een flow gebouwd van aanvraag naar akkoord naar factuur. Daarbij gaat het eigen risico naar de bestuurder en de rest naar de leasemaatschappij, als e-factuur. Je legt prijsafspraken per leasemaatschappij vast. De koppeling met ROB-Net is voorbereid, maar nog niet live.