Overstappen van Excel of papier naar garagesoftware

Niet elke garage werkt met een garagepakket. Veel kleinere bedrijven houden klanten bij in Excel, in een agenda of op werkbonnen in een ordner. Ook dan kun je overstappen. Het vraagt alleen wat meer voorbereiding.

Werk je met Excel?

Dan heb je al veel. Zorg dat elke kolom één soort gegeven bevat. Dus niet "Jan de Vries 06-12345678" in één cel, maar naam en telefoon apart. Een goede indeling:

Heeft een klant twee auto's? Zet dan elke auto op een eigen regel, met precies dezelfde klantgegevens. Schrijf naam, adres en telefoon dus elke keer op dezelfde manier.

Werk je op papier?

Dan moet je eerst digitaal worden. Begin klein:

• Neem de klanten van de afgelopen twee jaar. Oudere klanten voeg je toe als ze weer langskomen.
• Typ ze over in een Excel-bestand met de kolommen hierboven. Een stagiair of familielid kan helpen.
• Werk per maand van de ordner. Dan weet je waar je bent gebleven.
• Historie van papieren werkbonnen hoef je niet over te typen. Noteer per auto hooguit de laatste beurt.

Wat komt over, en wat niet

Klanten, contactpersonen, auto's, historie en open afspraken kun je importeren. Facturen niet. Je oude facturen, op papier of als bestand, bewaar je zelf. In Nederland geldt een bewaarplicht van 7 jaar voor je administratie. In België gelden eigen termijnen; vraag je boekhouder.

Let op toestemming

Staan er e-mailadressen in je lijst? Dan mag je die gebruiken voor berichten over de auto, zoals een afspraakbevestiging. Voor reclame gelden strengere regels. Lees daarvoor ons sjabloon voor toestemming voor marketing.

Plan de overstap

• Kies een rustige week, niet in de seizoenswissel.
• Zet nieuwe afspraken vanaf de overstapdatum alleen nog in Brugwacht.
• Houd je papieren agenda nog een maand bij de hand, voor de zekerheid.

Checklist

1. Excel-bestand met één gegeven per kolom.
2. Eén regel per auto.
3. Klanten van de afgelopen twee jaar ingevoerd.
4. Open afspraken op een lijst gezet.
5. Oude facturen veilig opgeborgen voor de bewaarplicht.
6. Overstapdatum gekozen en aan het team verteld.
7. Proefrapport gecontroleerd.

Hoe Brugwacht helpt

Overstappen is gratis, in elk pakket. Je Excel-bestand gaat eerst door een proefimport (dry-run). In het proefrapport zie je hoeveel klanten en auto's er overkomen, en waar dubbelen of fouten zitten. Dubbele klanten voeg je samen. Gaat er toch iets mis, dan draai je de import binnen 14 dagen terug. De APK-vervaldatum hoef je niet over te typen: Brugwacht haalt APK-gegevens elke nacht op via RDW Open Data.